SISTEM INFORMASI SDM

A. Pendahuluan

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidakketahui atau miliki dan dapat digunakan dlam solusi satu permaslahan. Data sering dapt menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian ini, data menjadi informasi ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat menggunakannya dalam solusi permaslahan. Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis Dan terpadu, kita mengacu padanya sebaga suatu system informasi. Tehnologi computer memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya. Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, kita menamannya system informasi sumber daya manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.

Adanya fasilitas komputer telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam jumlah sangat besar,dan menjadi bantuan yang tak ternilai dalam manajemen sumber daya manusia, dari pemrosesan penggajian sampai pada penyimpanan data atau dokumen. Dengan perangkat keras , perangkat lunak dan basis data komputer, organisasitidak hanya dapat menyimpan catatan dan informasi dengan lebih baik tapi juga untuk mengambilnya dengan sangat mudah. Menurut ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU, 2007) sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.

B. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS)

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

C. Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama sistem informasi sumber daya manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.

Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

D. Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

a. PersiapanDalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.

b. Rekrutmen tenaga kerja /Recruitment

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

c. Seleksi tenaga kerja / Selection

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

f. Jenjang karir

Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum,

E. Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang efektif, pakar menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang harus dimasukan. Pertanyaan yang harus diajukan adalah :

1. Informasi apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi.

2. Untuk kegunaan apa informasi tersebut.

3. Dalam format apa hasil akan dipresentasikan agar sensual dengan dokumen organisasional lainnya.

4. siapa yang mebutuhkan informasi tersebut.

5. Kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.

Selanjutnya, kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan dan Analisis SDM

a. bagian organisasi

b. proyeksi kepegawaian

c. analisis ketidakhadiran

d. pembiayaan restrukturisasi

e. pencocokan pekerjaan internal

2. Kesetaraan dalam Pekerjaan

a. pelacakan pelamar

b. analisis ketersediaan

3. Kepegawaian

a. sumber perekrutan

b. pelacakan pelamar

c. analisis penolakan penawaran

4. Pengembangan SDM

a. profil pelatihan karyawan

b. penilaian kebutuhan latihan

c. perencanaan penggantian

d. kepemimpinan

e. peminatan dan pengalaman karier

5. Kompensasi dan Tunjangan

a. struktur penggajian

b. pembiayaan upah/gaji

c. administrasi tunjangan yang fleksibel

d. pengambilan cuti tahunan

e. analisis penggunaan tunjangan

f. laporan pajak

6. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Keamanan

a. pelatihan keselamatan

b. catatan kecelakaan

c. catatan data material

7. Hubungan Karyawan dan Buruh

a. pembiayaan negosiasi serikat pekerja

b. catatan audit

c. hasil survey sikap

d. analisis wawancara keluar kerja

e. sejarah kerja karyawan.

Kesimpulan :

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.